Eva von Simpli.bot: Optimierung des Anfrageprozesses in der Eventbranche durch strukturierte Ansätze

Im hektischen Alltag vieler Veranstaltungsorte sind die Herausforderungen oft nicht auf mangelnde Nachfrage zurückzuführen, sondern vielmehr auf überlastete Vertriebsabläufe. Inmitten von E-Mails, Telefonanrufen und Terminvereinbarungen bleibt kaum Zeit für tiefgehende Gespräche oder strategische Überlegungen. Der deutsche Anbieter Simpli.bot hat mit seinem KI-System Eva eine Lösung entwickelt, die genau an dieser Stelle ansetzt: Sie automatisiert den gesamten Anfrage- und Buchungsprozess und entlastet somit die Teams erheblich.

Nach einem langen Tag voller Veranstaltungen kehrt zwar Ruhe ein – doch im Hintergrund bleibt ein Gefühl der Unsicherheit. Wurden alle Anfragen rechtzeitig bearbeitet? Ist möglicherweise ein vielversprechender Interessent unbeachtet geblieben? Trotz hoher Nachfrage gehen wertvolle Chancen verloren, weil der Vertriebsprozess dem Tagesgeschäft nicht gewachsen ist. Wenn Mitarbeiter Stunden damit verbringen müssen, E-Mails zu beantworten oder Rückrufe zu tätigen, bleibt keine Zeit für das Wesentliche: qualitativ hochwertige Gespräche führen, perfekte Abläufe vor Ort gestalten und unvergessliche Erlebnisse für die Gäste schaffen. „Wer es versäumt, systematisch auf Anfragen zu reagieren, verliert nicht nur potenzielle Buchungen – sondern auch Vertrauen sowie Handlungsspielraum“, erklärt Dennis Melson, Gründer von Simpli.bot.

„Deshalb benötigen Unternehmen heutzutage intelligente Systeme zur Automatisierung ihrer Prozesse; so können Ressourcen effizienter genutzt werden“, ergänzt Dennis Melson weiter. Hier setzt Simpli.bot an: Mit dem KI-gesteuerten System Eva bietet das Unternehmen einen strukturierten und vollständig automatisierten Vertriebsablauf speziell für Eventlocations an. Statt zeitaufwendigem E-Mail-Pingpong übernimmt Eva die Erstkommunikation selbstständig; sie filtert ungeeignete Anfragen heraus, koordiniert Termine und begleitet Interessenten bis zur endgültigen Buchung – rund um die Uhr über alle gängigen Kommunikationskanäle hinweg. So wird aus einem oft chaotischen Arbeitsalltag ein planbarer Prozess geschaffen, der Kapazitäten freisetzt und verlorenes Potenzial zurückgewinnt.

Verpasste Anfragen als Umsatzverlust – wenn Leads ungenutzt bleiben

Unbeantwortete Anfragen sowie versäumte Rückrufe führen in vielen Eventlocations häufig zu signifikanten Umsatzeinbußen. Interessenten warten lange auf Antworten und suchen sich schnell alternative Angebote – denn sie möchten erleben statt erklären lassen! Während Mitarbeiter zwischen E-Mails , Telefonaten sowie Chat-Nachrichten jonglieren müssen neue Anfragen oftmals bearbeitet werden; diese sind häufig unvollständig oder enthalten Standardanfragen bezüglich Preisen oder Verfügbarkeiten . Die Koordination von Terminen muss oft noch telefonisch erfolgen , manuell in Excel eingetragen werden ,und per E-Mail bestätigt werden . Diese fragmentierten Abläufe kosten wertvolle Zeit sowie Ressourcen ,die anderswo dringender benötigt würden.

Zudem erweisen sich viele eingehenden Fragen als wenig konkret oder ernsthaft gemeint; dadurch investiert das Team viel Zeit in Gespräche mit Interessenten ohne Budget oder Absicht zur Buchung . Ohne systematische Vorqualifizierung wird das Personal zum Rundum-Service auch bei wenig erfolgversprechenden Kontakten eingesetzt . Der Arbeitsalltag besteht aus sich wiederholenden Routinen :Anruf,Mai l,Rückruf,Kalendar Eintragund Follow-up ziehen sich oftmals unnötig lang hin ohne dass tatsächlich Termine zustande kommen.Der Großteil der Arbeitszeit entfällt auf diese wiederkehrenden Aufgaben ; dies senkt nicht nur Motivation unter Mitarbeitern sondern begünstigt auch Fehler wie doppelte Buchungenoder vergessene Rückmeldungen.Mangelnde Struktur bremst somit sowohl Team als auch gesamten Geschäftserfolg aus.

Mehr als nur eine Softwarelösung: Eva ist Ihr intelligenter Vertriebsprozess – jederzeit verfügbar

Evas System stellt keine herkömmliche Software dar ; es fungiert vielmehr als zentrales Element eines skalierbaren KI-gesteuerten Vertriebssystems welches speziell zugeschnitten wurde um modernen Anforderungen gerechtzuwerden.Eva kommuniziert direkt via WhatsApp,E-Mailoder Webformularen mit potenziellen Kunden,sorgt durch gezielte Nachfragemöglichkeiten dafür,dassAnfragequalifiziertwirdund trifft automatisierte Vorauswahlen.Dabei begrüßtEvainteressierte Kunden persönlichermitteltBudgetwünscheund sortiert ungeeigneteAngeboteaus.DieTerminvergabe erfolgt vollautomatisch inklusiveKalendereintrag,BestätigungenundErinnerungsfunktionen wasNo-show-Raten erheblich reduziert währendadministrativeAufwendungen minimiertwerden.

Dazu sorgtEvadurch abgestimmte Folgekommunikationmitbiszu acht individuell getimten Nachrichten dafür,dassauchbeifehlendemFeedbackkein Kontaktverlorengeht.HäufiggestellteFragenbezüglichPreisen,AusstattungoderVerfügbarkeitwerdeninEchtzeit beantwortet,währendangeforderteInformationenautomatischesVersand erhalten.NachdemEvent erinnertdasSystemGästeanBewertungenaktiviertfrühereInteressentenneu waszu einer SteigerungvonFolgeanfragenaus biszuw25Prozentführt.DiesesganzheitlicheAutomatisierungssystemvermeidetInsellösungenfragmentierteAbläufe schontRessourcen steigertUmsatzpotenzial nachhaltig.“MitEva schaffenwirLösungdieProzessevereinfacht gleichzeitigBeziehungenzwischenVeranstaltern Gästenstärkt–automatisiertesdochpersönlichesErlebnis“betontTimHoppeMitgründerSimpli.Bot

Kundenreferenz aus Wien:Effizienzsteigerung durchAutomatisierungbeiChadiminWien

DasChadim,einerrenommiertestenEventlocationsWiens,hatsichseineVertriebsprozesse mithilfeKI-basiertenSystemsEvavonSimpli.Botsystematischneuorganisiert.InhaberStefanHadwaraberichtet:“FrüherhabenwirteilweiseAnfragengesehenodervielZeitmitRückmeldun-genunqualifiziertenTerminenverloren.HeuteübernimmtEvadenTeilfüruns–schnell,zuverlässigprofessionell.”SeitEinführungkoordiniertEvaselbständigalleAnfra-genwasKapazitätenerhöhtpersönlicherBetreuungGästen.ResultateklareAbläufe,höhereAbschlussquotensowiezufriedeneKundenohnezusätzlichenPersonalaufwand

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