Global Business Services (GBS) wandeln sich zunehmend von reinen Kostenstellen zu treibenden Kräften innerhalb der Finanzorganisation. Künstliche Intelligenz (KI)-Agenten übernehmen dabei repetitive Aufgaben, sorgen für transparente Echtzeitdaten und eröffnen CFOs neue Handlungsspielräume.
Im Jahr 2025 steht die Finanzabteilung an einem entscheidenden Wendepunkt. GBS sind längst nicht mehr nur Instrumente zur Kostensenkung, sondern entwickeln sich zu strategischen Motoren, die Geschwindigkeit, Datenqualität und Compliance gleichzeitig gewährleisten. Der Schlüssel hierzu sind KI-Agenten – digitale Assistenten, die eigenständig Standardprozesse abwickeln und jede Entscheidung lückenlos dokumentieren. Dadurch erhalten CFOs einen völlig neuen Einblick: Statt rückblickender Berichte bekommen sie kontinuierliche Empfehlungen, welche Risiken frühzeitig aufzeigen und eine präzisere Liquiditätsplanung ermöglichen. Die Rolle des Finanzbereichs verändert sich somit grundlegend: Aus einem transaktionalen Backoffice wird ein intelligentes Steuerzentrum, das Märkte, Lieferketten sowie Cashflows in Echtzeit abbildet.
Doch Technologie allein reicht nicht aus – ebenso wichtig sind klare Governance-Strukturen, standardisierte Datenformate sowie neue Rollenprofile wie Supervisoren für KI-Agenten oder Coaches für deren Bedienung bis hin zu Product Ownern für Prozessoptimierungen. Unternehmen, die diesen Wandel frühzeitig angehen und Standards setzen, sichern sich einen Wettbewerbsvorteil.
Uli Erxleben, Gründer und Geschäftsführer von Hypatos – einem Berliner Vorreiter im Bereich KI-Agentensysteme für Global Business Services – erläutert anschaulich den Weg zum GBS der Zukunft.
Herr Erxleben, wie stellt sich das zukünftige GBS dar?
Das GBS entwickelt sich vom reinen Abwickler zum wertschöpfenden Partner innerhalb der Organisation. Während KI-Agenten Routineaufgaben übernehmen, konzentrieren sich Mitarbeitende verstärkt auf komplexe Szenarienanalysen wie Forecasting oder Working Capital Management. Standardprozesse laufen durchgängig automatisiert mit vollständiger Audit-Trail und transparent nachvollziehbaren Entscheidungen ab. Für CFOs bedeutet dies eine Revolution: Der Finanzbereich agiert proaktiv statt reaktiv; Continuous Close rückt greifbar nahe heran; Entscheidungen werden schneller getroffen bei höherer Sicherheit.
Welche konkreten Veränderungen ergeben sich dadurch in den Finance-Prozessen?
KIs lesen beispielsweise Rechnungen automatisch aus verifizieren Daten selbstständig bevor sie Buchungen vornehmen. Im Order-to-Cash überwachen Agenten Zahlungseingänge eigenständig erstellen Mahnungen automatisch generieren Antworten auf häufig gestellte Fragen im Kundenservice vorbereiten sowie im Reporting Abweichungen erkennen noch bevor diese Risiken darstellen können – alles vollständig dokumentiert und nachvollziehbar gespeichert.
Das Team greift nur dann ein wenn es wirklich notwendig ist wodurch ein digitaler Betrieb entsteht der rund um die Uhr läuft – so bleibt die Organisation jederzeit steuerbar in Echtzeit.
Wie gelingt dieser Wandel praktisch in Unternehmen?
Dafür bedarf es klar definierter Governance-Richtlinien sowie neuer Kompetenzen innerhalb des Teams.
Ein Center of Excellence legt verbindliche Regeln fest sorgt für kontinuierliches Monitoring während parallel neue Rollen entstehen:
Supervisor:innen überwachen Agententätigkeiten Coaches erklären Funktionsweisen der KIs Product Owner steuern Prozessverbesserungen.
Mitarbeitende werden „upgegradet“ lernen aktiv mit Agenten zusammenzuarbeiten validieren deren Ergebnisse kritisch.
Jede Entscheidung erhält eine nachvollziehbare Begründung kombiniert mit Vier-Augen-Prinzip plus Eskalationsmechanismen was Vertrauen intern wie extern schafft.
Welche Plattformstrategie empfiehlt sich künftig?
Betriebe mit hohem Transaktionsvolumen setzen am besten auf robuste Standardplattformen welche Sicherheit Integration Skalierbarkeit bieten zugleich Betriebskosten senken Prüfungsanforderungen erfüllen.
Eigenentwicklungen ergänzen sinnvoll dort wo Differenzierung Wettbewerbsvorteile bringt.
Offene Schnittstellen zu E-Mail-Dokumentmanagementsystem ERP-Systeme sind essenziell ebenso fein granulierte Rechtekonzepte bis zur Feldebene.
Wichtig ist weniger ob Build oder Buy sondern vielmehr ob eine End-to-End-Plattform geschaffen wird ähnlich den Lösungen von Hypatos welche ganzheitlich denken kann.
Wie gelingt ein messbarer schneller Einstieg?
Zunächst empfiehlt es sich einen klar abgegrenzten Use Case auszuwählen meist im Bereich Accounts Payable Prozesse werden modelliert Arbeitsanweisungen konkretisiert Systeme angebunden Fachkräfte prüfen mittels User Acceptance Test Ergebnisse ergänzen Regeln schließen Lücken üblicherweise binnen vier bis sechs Wochen
Anschließend folgt Hypercare-Phase mit KPIs zur Durchlaufzeit First-Pass-Yield parallel entsteht Business Case begleitet durch Stakeholder aus Finance Einkauf IT
Nach erfolgreichem Pilot erfolgt konsequente Skalierung über Länder Sprachen Belegarten hinweg
Als innovativer Vorreiter bietet Hypatos Unternehmen damit eine leistungsfähige Plattform um Routinetätigkeiten zuverlässig zu automatisieren – so ebnet das Berliner Start-up den Weg ins zukunftsfähige Global Business Service Modell.
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