Wie Vertragsmanagement aus Vertragslücken neue Geschäftschancen generiert

Eine aktuelle Studie von BearingPoint untersucht die Rolle des Vertragsmanagements als essentielle Voraussetzung für Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten Welt. Verantwortliche Führungskräfte sind gefordert, Agilität, Transparenz und Handlungsfähigkeit über das bloße Ablagern von Dokumenten hinaus zu gewährleisten. Technologische Möglichkeiten werden vielerorts nicht ausreichend ausgeschöpft.

Die neueste Untersuchung der Management- und Technologieberatung BearingPoint zeigt auf, dass Contract Lifecycle Management (CLM) weitreichende Vorteile bietet, die über die reine Einhaltung von Vorschriften hinausgehen. Die Studie basiert auf einer branchenübergreifenden Umfrage und beleuchtet anhand spezifischer Personas den gegenwärtigen Stand des Vertragsmanagements sowie identifiziert Chancen und gibt Empfehlungen für eine zukunftsfähige Praxis.

„In Zeiten wachsender regulatorischer Anforderungen wird Contract Lifecycle Management zum unverzichtbaren Leitfaden für unternehmerisches Handeln. CLM ist keine Frage der Technik; es ist eine Führungsaufgabe. Verantwortung zu übernehmen bedeutet: Verantwortung für Prozesse, Ergebnisse und die Gesellschaft zu tragen. Für öffentliche Institutionen stellt modernes Vertragsmanagement kein Luxus dar – es ist der Schlüssel zur rechtssicheren Beschaffung, effizientem Ressourceneinsatz und bürgernaher Verwaltung“, erklärt Ammar Jamal, Partner bei BearingPoint und Mitautor der Studie.

CLM: Ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung und rechtssicheren Beschaffung

Wie können aus drei Buchstaben zahlreiche Möglichkeiten zur Sicherstellung von Compliance, organisatorischer Entwicklung sowie Geschäftserfolg entstehen? Laut Analyse sollten Unternehmen Verträge als zentrale Informationsquellen betrachten, um bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern. Ein ganzheitliches Management bringt laut den Befragungen mehrere Vorteile mit sich:

• Überwachung der Produktionskosten
• Pflege stabiler Lieferantenbeziehungen
• Identifikation von Risiken bei Vertragserfüllungen
• Einsparungen durch effiziente Beschaffungsprozesse

Laut Studie ist umfassende Transparenz in bestehenden Prozessen – einschließlich Dokumentation, Analyse sowie Standardisierung – eine Grundvoraussetzung dafür, dass diese Vorteile realisiert werden können. Aktuell nutzen lediglich 25,7 Prozent der Befragten ein IT-System für CLM; ganze 74,3 Prozent verzichten auf entsprechende Werkzeuge.

Künstliche Intelligenz: Effizienzsteigerung und Risikoreduzierung im Fokus

Anpassbare CLM-Lösungen bieten großes Potenzial zur Effizienzsteigerung sowie Automatisierung – vorausgesetzt sie sind skalierbar integriert und benutzerfreundlich gestaltet. Digitale Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) eröffnen laut den Befragten immense Chancen zur Verbesserung dieser Aspekte. Best Practices im Einsatz künstlicher Intelligenz im Contract Lifecycle Management wurden sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen identifiziert:

• Automatisierte Prüfung von Verträgen
• Nutzung umfangreicher Klausel-Bibliotheken
• Digi-talisierung freigabeprozesse

Trotz dieser vielversprechenden Ansätze wird das Potenzial digitaler oder KI-gestützter CLM-Lösungen noch nicht umfassend genutzt: Während einige Firmen erste Schritte hin zu digitalen Lösungen unternommen haben arbeiten viele nach wie vor mit manuellen Verfahren ohne spezialisierte Tools für das Vertragsmanagement. 66 Prozent stimmen vollumfänglich dem Gedanken zu , dass verstärkter KI-Einsatz ihre Arbeit erleichtern könnte; jedoch verwenden derzeit nur 33 Prozent strukturierende Hilfsmittel wie KI-gestützte Funktionen zur Erstellung von Dokumenten . Auch zwischen kleineren Betrieben (32 % bestätigen Initiativen)und größeren Firmen(60 % verfügen bereits über standardisierte Prozesse) zeigen sich deutliche Unterschiede.

Silos überwinden: Transparenz schaffen unerlässlich

Zentral beim Contract Lifecycle Management ist die bereichsübergreifende Kooperation . Das Überwinden bestehender Silostrukturen sowie Schaffung durchgängiger Transparenz sind entscheidend für einen modernen Ansatz im CLM . Die Studie hebt hervor , dass Führungskräfte durch positive Vorbilder entscheidend dazu beitragen können , Mitarbeitende frühzeitig einzubinden , um neue Technologien anzunehmen .

Die Bedeutung eines ganzheitlichen Ansatzes wird ebenfalls betont : Um strategische Fortschritte im Vertragsmanagement erzielen zu können müssen alle relevanten Abteilungen – vom Rechtsbereich bis hin zum Einkauf – eng zusammenarbeiten ; dies umfasst sämtliche Schritte vom Reifegradanalysen bis hin zur Implementierung nachhaltiger Tools .

Jean-Paul Wehrens , Partner bei BearingPoint & Co-Autor ergänzt : „Die wahre Chance liegt nicht nur in Automatisierungsprozessen sondern vielmehr darin strategisch integrierte Lösungen umzusetzen ; indem wir Silos abbauen entsteht Raum für effektive Zusammenarbeit entlang des gesamten Lebenszyklus eines Vertrages.“

Überblick über die Untersuchung